POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Identificación y Alcance
Esta Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales en la plataforma OperAxion (aplicación móvil Android y panel web de administración), desarrollada bajo la marca ErgoNexum por John Fredy Marroquín Galvis como responsable/proveedor tecnológico. Se formula en estricto cumplimiento de la normativa legal vigente de protección de datos personales, el marco regulatorio aplicable y las directrices de seguridad de datos y privacidad de Google Play Console.
2. Roles de las Partes (Responsable vs. Encargado)
- Empresa Cliente (Responsable del Tratamiento): Es la persona natural o jurídica que contrata el servicio para su operación. Determina las finalidades laborales y operativas, recolecta la información de sus colaboradores y contratistas, y es la obligada principal de contar con la autorización previa, expresa e informada de sus trabajadores.
- OperAxion / ErgoNexum (Encargado del Tratamiento): Trata, procesa y almacena los datos personales únicamente por cuenta, instrucción y beneficio de la Empresa Cliente para la prestación técnica del software SaaS. No comercializa, no cede ni utiliza la información para fines publicitarios.
3. Categorías de Datos Recopilados
- Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, número de documento (C.C./NIT), correo electrónico, teléfono, cargo laboral, sede y cuadrilla asignada.
- Registros SST y Operacionales: Análisis de Trabajo Seguro (ATS), listas de chequeo, inspecciones de campo, hallazgos y firmas digitales.
- Gestión de Equipos y Vehículos: Asignación e inspección de EPP/EPCC, placas, kilometraje, novedades mecánicas y preoperacionales de vehículos y motocicletas.
- Datos Fotográficos y Multimedia: Imágenes capturadas por el usuario con la cámara del dispositivo para documentar inspecciones y condiciones de riesgo.
- Datos de Localización Geográfica: Coordenadas GPS y registros de ruta cuando las funciones de seguimiento operativo están activadas.
- Datos Técnicos: Identificadores de dispositivo, versión del sistema operativo y registros de error anónimos para soporte y estabilidad.
4. Declaración Especial de Permisos Sensibles (Google Play Compliance)
A. Declaración de Ubicación en Primer y Segundo Plano (GPS y PESV):
OperAxion recopila y transmite datos de ubicación geográfica precisa (latitud, longitud y velocidad)
incluso cuando la aplicación está cerrada o no está en uso (en segundo plano), única y exclusivamente cuando el usuario inicia una jornada operativa o ruta vehicular que tenga activo el módulo de monitoreo del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) o seguimiento de campo.
Esta captura es indispensable para:
- Validar la presencia en el sitio exacto de trabajo para la ejecución segura del ATS.
- Monitoreo de seguridad del conductor en carretera y trazabilidad de rutas operacionales.
- Gestión de alertas de auxilio o emergencias en tiempo real.
La captura en segundo plano cesa inmediatamente cuando el usuario finaliza la jornada o desactiva la ruta en la aplicación. La Empresa Cliente es responsable de informar a sus trabajadores sobre el horario y alcance de este monitoreo.
B. Declaración de Uso de Cámara y Almacenamiento Local:
La aplicación solicita acceso a la cámara y al almacenamiento local con el único propósito de:
- Capturar fotografías de evidencia en inspecciones vehiculares, de motos y locativas.
- Registrar fotográficamente odómetros y recibos de tanqueo de combustible.
- Capturar firmas digitales manuscritas de los participantes del ATS.
OperAxion no accede a galerías personales ajenas a la operación ni analiza rostros con fines biométricos masivos.
5. Tratamiento de Datos Sensibles (SST y Salud Ocupacional)
En el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), la plataforma puede procesar registros de condiciones físicas, autorizaciones de trabajo en alturas o espacios confinados, y restricciones operativas. La Empresa Cliente garantiza contar con la autorización explícita para el tratamiento de estos datos sensibles y limitar su acceso al personal médico o de SST debidamente facultado.
6. Infraestructura, Proveedores y Transferencia de Datos
OperAxion opera sobre infraestructura en la nube de nivel empresarial proporcionada por Google Cloud Platform y Firebase (alojamiento, bases de datos Firestore, Cloud Functions y Storage), cumpliendo altos estándares de cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo (AES-256). Los datos pueden procesarse en servidores de centros de datos seguros ubicados en Estados Unidos de acuerdo con las cláusulas contractuales estándar del proveedor de infraestructura.
7. Conservación y Política de Retención
La información operativa de inspecciones y ATS se conserva en la plataforma en línea por el término contratado por la Empresa Cliente (típicamente hasta 12 meses en línea activa). La Empresa Cliente es responsable de descargar y respaldar periódicamente los reportes y actas que la normativa laboral o de seguridad social exija conservar por plazos superiores.
8. Procedimiento de Eliminación de Cuentas y Supresión de Datos (Google Play Data Deletion)
Cualquier titular o usuario tiene derecho a solicitar la eliminación de su cuenta y sus datos personales:
- Trabajadores o Contratistas: Al ser la Empresa Cliente el Responsable del Tratamiento, el usuario debe canalizar su solicitud ante el área de SST o RRHH de su empleador. Si la solicitud llega a OperAxion, se notificará al empleador para coordinar la baja técnica.
- Canal Directo de Supresión: El titular puede enviar un correo a ergonexum@gmail.com con el asunto "Eliminación de Cuenta y Datos Personales — OperAxion", indicando su nombre completo, número de identificación y empresa a la que pertenecía.
- Alcance de la eliminación: Se desactivarán las credenciales y se desvincularán los datos identificadores directos en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, conservando únicamente aquellos registros de auditoría o inspección que la Empresa Cliente o la ley colombiana obliguen a preservar con fines probatorios o de responsabilidad civil/laboral.
9. Ejercicio de Derechos de Habeas Data
Los titulares pueden ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión enviando su comunicación a ergonexum@gmail.com. La solicitud se tramitará dentro de los plazos fijados por la normativa legal vigente de protección de datos personales y habeas data.
10. Canales de Contacto
ErgoNexum — OperAxion
Responsable técnico: John Fredy Marroquín Galvis
Correo electrónico: ergonexum@gmail.com
Sitio institucional: https://www.ergonexum.com
Acceso a la plataforma: https://operaxion-saas.web.app